Como Prepararnos para el 2012

Publicado el octubre 23rd, 2011 adminblog Sin comentarios aún ...

Hoy quiero compartir con ustedes algunas ideas sobre el planeamiento en la empresa. La mayoría de las grandes y medianas empresas conocen la importancia del presupuesto y su utilidad como Plan guía para mejorar la coordinación, la comunicación y sobre todo la de asignar  los recursos en la forma más productiva posible.

Las pequeñas empresas, hasta ahora no habían tenido la necesidad de elaborar su presupuesto y muchas de ellas no tienen tampoco un flujo de Caja, dada la poca  importancia que para muchos directivos,  tiene esta herramienta dentro de la organización.

Los tiempos cambian y a escasos 30 días, de la entrada en vigencia de la Ley de Costos y Precios Justos,  debe causar preocupación a los empresarios que no tienen una visión panorámica del desenvolvimiento de su organización, el tener que tomar acciones inmediatas para ajustarse a las políticas gubernamentales, entre las cuales se encuentra la obligatoriedad de presentar en forma periódica los costos en que incurren ante las autoridades competentes. De allí la importancia de analizar cuidadosamente los posibles problemas futuros para tener alternativas de decisión y nada mejor que diseñar los objetivos a cortos y medianos plazo y presupuestar los recursos que se necesitarán para alcanzarlos.

La Planificación del presupuesto se realiza anualmente, y ella incluye los supuestos o premisas sobre las cuales se desenvolverá la organización a futuro, por lo que es recomendable revisar las perspectivas económicas que los especialistas preparan para esta época del año y solicitar a los Gerentes  de la organización sus pronósticos a fin de estimar los presupuestos requeridos para la realización de un Plan viable y flexible  que pueda mantener la empresa a flote y con cierta rentabilidad.

La participación del personal ejecutivo para  analizar a la firma como un sistema abierto, que se nutre e impacta del entorno, es un buen comienzo para recabar información para el desarrollo del Plan, que algunos conocen como Control Integral de Utilidades, el cual está orientado a suministrar información adelantada, sistematizada y estimada sobre los futuros escenarios de actuación de la empresa.

Esta prospectiva comprende para empresas de mayor tamaño lo siguiente:

• Análisis del ambiente externo. (incluye variables macroeconómicas que afectan el desenvolvimiento de la empresa: Comportamiento del PIB, Tasa de Inflación, Tasa de Cambio, Tasas de interés vigentes,  entre otras.
• Política: impositiva, monetaria, salarial, cambiaria, inversión en obras públicas, crediticia.
• Incentivos fiscales
• Supuestos sobre posibles hechos que puedan ocurrir (Escenarios)
• Análisis de rentabilidad x producto
• Análisis de los clientes.
• Análisis histórico del comportamiento contable.
• Pronósticos de Ventas.

Para pymes los análisis se reducen significativamente, sin embargo siempre hay que considerar el entorno, por el nivel de regulaciones existentes.

El planeamiento supone la predicción del comportamiento tanto de las variables controlables como de las que no lo son, para la fijación de objetivos y elaboración de las estrategias para alcanzarlas. Mientras que el Presupuesto es la cuantificación del Plan, la herramienta de control por excelencia que va mostrando el cumplimiento del mismo.

ETAPAS O FASES A CONSIDERAR EN EL PRESUPUESTO

Para elaborar el presupuesto deben considerarse las siguientes etapas:

• Preiniciación: Esta etapa generalmente se inicia en el mes de Octubre con la evaluación de los resultados obtenidos en años anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión de las gerencias (ventas, costos, márgenes de utilidad; rentabilidad; etc.) y se toman en cuenta los análisis requeridos para la prospectiva.

Posteriormente se dan a conocer los objetivos diseñados durante la planeación: entre los cuales podrían estar el  incremento en las ventas, lanzamiento de nuevos Productos, conquistar nuevos nichos de mercados. incrementar la cobertura geográfica  y cualesquiera otros que hayan sido desarrollados por la Gerencia, los cuales deben ser comunicados a todos los departamentos a fin de asignar los recursos necesarios para el logro de cada objetivo y meta.

• Elaboración: En esta etapa se considera la integración de los diferentes presupuestos dependiendo del tamaño de la organización, los ajustes necesarios en función de los ingresos totales y la aprobación por parte de la alta gerencia del Presupuesto definitivo.

• Ejecución: Se distribuyen los presupuestos a las áreas que han participado en su elaboración y si es una Pyme sencillamente la Administración se encarga de su elaboración y Ejecución. Es importante que Contabilidad produzca listados comparativos de lo presupuestado vs. lo ejecutado, o si está automatizado el proceso mucho mejor porque se ahorra tiempo y se minimizan errores.

• Control: Mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad y contempla las siguientes actividades: preparar informe de ejecución parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado; Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas. Implementar correctivo o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como suele ocurrir cuando se presentan cambios intempestivos por los decretos laborales o en las tasas de interés.

El conocimiento exhaustivo de dónde se está y a dónde se quiere ir, es clave para moverse con agilidad, hay que prepararse para saber hasta dónde puede estirarse la cuerda que sostiene su organización sin rasgarse.

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